เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี และ
รีวิวโปรแกรมบัญชีขนาดกลาง-ใหญ่ AccCloud.co
คงปฏิเสธไม่ได้ว่า
ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft
Office เช่น Excel, Word และ
โปรแกรมบัญชี
ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้
นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ
email เป็นต้น
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ
(Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชี
คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์
และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ
ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1.
การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2.
การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ
และการควบคุม
3.
การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน
ถูกต้อง และเชื่อถือได้
ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี
จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น
ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้
ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที
ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน
แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า
ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มต้นธุรกิจ
ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง
คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน
ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน
ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่
2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า
จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่
ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา
แต่ในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเยอะไปหมด แล้วเราจะเลือกยังไงดี
ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี
จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง
โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ
[b]ด้านการ Setup ระบบ[/b]
อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า
รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
รหัสJob งาน
รหัสการบริการต่างๆ
[b]ด้านการบันทึกบัญชี[/b] (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี จะเป็นแค่โปรแกรมออกเอกสารทั่วไปเฉยๆ)
ลงบันทึกสมุดรายวันได้
ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ
ประกันสังคมได้
ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน
กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
[b]ด้านการซื้อ[/b]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบขอซื้อ
ใบสั่งซื้อ
เอกสารรับสินค้า
เอกสารตั้งหนี้
เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ
ต่างประเทศ
รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ
สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
[url]ด้านการขาย[/url]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบเสนอราคา
ใบสั่งขาย
ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
เครดิตโน้ต
เดบิตโน้ต
รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
[b]ด้านการเงินรับ[/b]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบวางบิล
ใบเสร็จรับเงิน
ใบสำคัญรับชำระ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ
พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
[b]ด้านการเงินจ่าย[/b]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
การรับวางบิล
ใบสำคัญจ่ายชำระ
พวกเอกสารเงินสดย่อย
พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ
และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
[b]ด้านธนาคาร[/b]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ปรับปรุงธนาคาร
ดู Bank Statement
บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile
Cheque
รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ
ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
[b]ด้านสต๊อกสินค้า[/b]
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก
ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ
พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย
ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ
ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
[b]ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล[/b]
พูดถึงโปรแกรมบัญชี
ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์
นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้
เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
[url]ด้านอื่นๆ [/url]
เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์
ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น
คราวนี้พอเราทราบความต้องการขั้นต่ำของโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว
เราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราต้องการแค่ไหน
ต้องการแค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกเช่น ธุรกิจเรามีการ pack สินค้าหรือ
จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตสินค้าเพื่อขาย
ธุรกิจเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้ หรือธุรกิจเราไม่มีสินค้าเลย
มีแต่แค่บริการอย่างเดียวก็ต้องดูว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น ธุรกิจเราปกติแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า
หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษเช่นมี Serial No มี
วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่ ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการเหล่านี้ นั่นแสดงว่า
โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่ความต้องการขั้นพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว
เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี
ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ
แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง
ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น
ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง
ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้
ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี
ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน แต่สำคัญไม่ว่าจะเป็น Cloud
หรือ ไม่ Cloud ที่จำเป็นก็คือ Function การใช้งานต้องตอบโจทย์ธุรกิจ [b]โปรแกรมบัญชี[/b]
[url]AccCloud.co[/url] เป็นโปรแกรมที่ถอดแบบมาจากโปรแกรมบัญชียุคดั้งเดิม
คือ windows base แต่ให้ขึ้นมาอยู่บน Web ด้วย
Function การทำงานที่สูงกว่า โปรแกรมบัญชีบน windows
ทั่วๆไป โดยเทียบเคียงกับโปรแกรม ERP (ที่ราคามหาโหด)
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์
ที่มีความสามารถในหลายๆส่วนที่เทียบเท่ากับ โปรแกรม ERP ในราคาประหยัด
ซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่มีการเติบโตมาแล้วในระดับนึงและ
โปรแกรมบัญชีเดิมเริ่มจะไม่สามารถรองรับการเติบโตได้ แต่จะลงทุนซื้อโปรแกรม ERP
ขนาดใหญ่มาติดตั้งราคาก็สูงมากจนเกินไป และ
องค์กรต้องปรับตัวอีกเป็นอย่างมาก
ดังนั้นโปรแกรมบัญชี AccCloud.co จึงได้ถูกออกแบบมาให้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ใช้งานในระดับนี้
หรือ ธุรกิจที่วางแผนจะเติบโตในระยะยาว สอดคล้องกับเทคโนโลยีในอนาคต
ตัวโปรแกรมมีคุณสมบัติหลายๆด้านที่ออกแบบมาเฉพาะทางกับธุรกิจประเภทการผลิต
และ การซื้อมาขายไปที่มีความซับซ้อน เช่น มีสูตรการผลิต
การซื้อขายต่างประเทศ(ซึ่งจะมีกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเงิน)
การซื้อขายสินค้าที่มีระดับราคาที่ไม่แน่นอน การวางแผนกำลังการผลิต และ
การวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบ การจัดการขนส่งสินค้า การเชื่อมAPI กับระบบขายหน้าร้าน
และอื่นๆอีกจำนวนมาก
จริงๆแล้วตัวโปรแกรม AccCloud.co ได้เน้นไปที่ระบบการผลิต
เพราะ ระบบเหล่านี้ถ้าเป็นตัว ERP แล้ว ระบบค่อนข้างใหญ่และจะยุ่งยาก
(ที่มาพร้อมราคามหาโหด ) ดังนั้นในระบบ AccCloud.co จึงได้พัฒนาในรูปแบบที่
ขนาดเพียงพอต่อการใช้งานของธุรกิจ ในราคาที่ประหยัด ฟังก์ชั่นที่มี
เช่นเรื่องสูตรการผลิต การกำหนดกระบวนการผลิต การปันส่วนต้นทุน การคิดต้นทุนแบบ ABC
การควบคุมต้นทุน การเปิดงานผลิตทั้ง Made to stock และ
Made to Order การดูสถานะงานผลิต
การวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ และเปิดใบ PR/PO อัตโนมัติ รวมถึงมีระบบ EDI ในการเชื่อมต่อกับ
ระบบในโรงงานด้วยเช่นกัน
(Flow ของอุตสาหกรรมที่มีการผลิต
โดยมากจะคล้ายๆกันคือ
ฝ่ายขายติดตามลูกค้า ออกใบเสนอราคา -->
ลูกค้า Confirm แล้วออกใบสั่งขาย --> ข้อมูลถูกส่งไปที่ฝ่ายผลิต ออกใบ Job Order --> ผลิต
(หากวัตถุดิบไม่พอ ต้องสั่งซื้อและรับเข้ามาผลิตให้ทันเวลา) --> รับสินค้าสำเร็จรูป
-->จัดส่งลูกค้า ขนขึ้นรถ --> ออกเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
--> วางบิล --> ออกใบเสร็จเก็บเงิน
--> เอกสารสำคัญรับ ) ประมาณนี้
ส่วนที่สำคัญคือการผลิตที่จะต้องมีวัตถุดิบเพียงพอ มีการควบคุมต้นทุน และ
มีการควบคุม Stock ในระหว่างกระบวนการ
นอกจากนั้นโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้สำนักงานบัญชี
implement ให้กับทางลูกค้าสำนักงานใช้ระบบและทำงานร่วมกันกับสำนักงานได้ ซึ่งจะลดต้นทุนการดำเนินงานลง และ
ได้ข้อมูลที่ทันต่อเหตุการณ์มากขึ้น
[b]โปรแกรมบัญชี[/b] [url]AccCloud.co[/url]
ยังมี API ในการเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์ต่างๆ ที่เรียกมาใช้งานได้ง่าย
สามารถเชื่อมโยงกับระบบ ecommerce ได้เกือบทุกประเภทที่ส่งข้อมูลภายใต้ Web
Service.
ด้านการกำหนดสิทธิิ์ จะกำหนดได้หลายระดับเช่นตามผู้ใช้งาน ตามหน้าจอ
ตามกลุ่ม ว่าให้ใครเข้าไปทำอะไรที่หน้าจอไหน ทำอะไรได้บ้าง เป็นต้น
ด้านรายงาน
ตัวระบบ [url]AccCloud.co[/url] มีรายงาน 2 ประเภทด้วยกันคือ
รายงานสรุป เช่น สรุปการขายประจำวัน ประจำเดือน รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รายงาน ภพ
30 ภงด ต่างๆ รายงานงบดุล งบกระแสเงินสด
งบกำไรขาดทุน รายงานตรวจสอบต่างๆ
และ รายงานประเภท วิเคราะห์และกราฟ อันนี้จะเป็น Business Intelligent ที่แถมมากับโปรแกรม
ผู้ใช้งานไม่ต้องไปเสียเงินเพิ่มไปซื้อโปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูล
เพราะตัวระบบมีแถมให้อยู่แล้ว ใช้วิเคราะห์ข้อมูลในอดีตในทุกรูปแบบ เพื่อไปวาง Forecast
สำหรับอนาคตได้
มีหลายมิติมุมมองมากๆ
กล่าวโดยสรุป
[b]โปรแกรมบัญชี[/b]
[url]AccCloud.co[/url] เป็นโปรแกรมบัญชีที่ออกแบบมาสำหรับทุกประเภทธุรกิจ
แต่ด้วยขนาดและ Function ของระบบจะเหมาะกับ
ธุรกิจขนาดกลางขึ้นไป (สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากๆ อาจจะดูแล้วระบบใหญ่เกินไปสำหรับธุรกิจนั้น
) ตัวระบบจะเน้นทางด้าน Flow การทำงานที่เป็นขั้นตอน
เน้นความถูกต้องของเอกสาร และ ข้อมูล
และตัวระบบได้ถูกพัฒนาเน้นมาทางด้านภาคการผลิต โดยมีหลายๆ Function ของโปรแกรม
ERP ตัวใหญ่ ได้ถูกนำมาใส่ใน[b]โปรแกรมบัญชี[/b]
[url]AccCloud.co[/url] ตัวนี้ ส่วนราคาของโปรแกรมจัดว่าถูกมาก
เมื่อเทียบกับ Function ที่มี
ตัวระบบ ทำงานบน Cloud ล้วนๆ
การ Back Up สำรองข้อมูล จะทำทุกวัน และทำทุก Company
ผู้ใช้งานสามารถ Download Backup ของตนเองมาเก็บไว้ได้ตลอดเวลาที่ต้องการ
ที่มา
[url]www.acccloud.co[/url]
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น