บทความที่แล้วผมได้กล่าวถึงบทบาทของสำนักงานบัญชีที่เปลี่ยนไปเมื่อได้หันมาใช้โปรแกรมบัญชีที่ทำงานบนเทคโนโลยีคลาวด์ ในบทความนี้จะชี้ประเด็นไปยังรูปแบบการทำงานของบริษัทห้างร้านที่จะเปลี่ยนไปเมื่อหันมาใช้เทคโนโลยีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ บน Cloud (Web based accounting software on cloud service)
ให้เราคิดถึงแต่เดิมที่เจ้าของบริษัทที่ทุกวันจะต้องเข้ามาที่บริษัท เพื่อมาดูและติดตามงาน แต่ต่อมาบริษัทมีการเติบโตขึ้นมีการเปิดสาขาขึ้นที่จังหวัดอื่น หรือ ที่ประเทศอื่น เจ้าของที่เดิมเคยต้องเข้าบริษัท หรือ ที่สำนักงานใหญ่ทุกๆวัน ก็เปลี่ยนไปคือ จะต้องคอยตรวจดูที่สาขาด้วยเช่นกัน ในกรณีที่มีสาขาจำนวนมากๆ การควบคุมยิ่งยากขึ้น ยิ่งซับซ้อนขึ้น โดยก่อนที่จะมีเทคโนโลยี Cloud เจ้าของ หรือผู้บริหารกว่าจะได้ผลประกอบการ ต้องรอให้ทุกสาขาส่งข้อมูลกลับมาสำนักงานใหญ่เพื่อบันทึกลงโปรแกรมบัญชีใหม่อีกรอบ เป็นเวลาอย่างน้อยๆ 1-2เดือน (หรือผลประกอบการเดือนนี้ จะทราบในกลางเดือนหน้า) ซึ่งไม่ทันการและไม่สามารถช่วยในการตัดสินใจใดๆได้เลย หรือกล่าวได้ว่าโปรแกรมบัญชีที่เป็นรูปแบบนี้ไม่สามารถช่วยด้านการบริหารในยุคสมัยนี้ได้เลยทีเดียว
ผู้บริหารหลายๆที่ได้พบเจอกับปัญหานี้ หากมีเงินทุนหน่อย(มากหน่อย) ก็จะลงทนระบบ Data Center ของตนเอง หรือไม่ก็ลงทุนระบบ Network ของตนเองขึ้นมาครบทุกสาขาเดือนนึงมีค่าใช้จ่ายเป็นหลายแสน ถึงหลายล้าน รวมถึงค่าต้นทุนบุคลากรในการดูแลรักษาระบบ และ ต้นทุนค่าเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ต่างๆด้วยเช่นกัน และค่าลิขสิทธิ์โปรแกรมที่ใช้ในองค์กร แต่ในองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กไม่มีเงินทุนสูงถึงขนาดนั้นที่จะใช้ระบบแบบองค์กรใหญ่ๆได้ จึงทำให้เกิดความเสียเปรียบในด้านการแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ โดยเฉพาะด้านข้อมูลข่าวสารที่ไม่ทันสมัย (ไม่ Update)
ระบบสารสนเทศที่สำคัญขององค์กร คงหนีไม่พ้นข้อมูลทางการเงิน และบัญชี ซึ่งมาจากโปรแกรมบัญชี ในองค์กรขนาดใหญ่เงินทุนสูง สามารถซื้อโปรแกรมบัญชี และ การเงินในราคาแพง ซึ่งสามารถ Support เรื่องการเชื่อมระหว่างสาขาได้ทันที แต่ในองค์กรขนาดเล็กในอดีตไม่สามารถทำได้
ต่อมาในยุคของ Cloud ข้อจำกัดตรงนี้ได้หมดไปเนื่องจากไม่ว่าองค์กรขนาดไหนก็สามารถเข้าถึงระบบ โปรแกรมบัญชีบน Cloud นี้ได้ไม่แตกต่างกัน ในราคาที่ประหยัดกว่าสมัยก่อนเกือบ 95%
ผลการเปลี่ยนวิธีการทำงาน
จากที่ทางบริษัท STRSoftware ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์บน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย ได้ทำการทดสอบโดยผ่านบริษัทห้างร้านใช้โปรแกรมนี้กับแล้ว พบว่า สามารถลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการทำงานลงได้ ไม่ต่ำกว่า 50% เนื่องจากภาระการออกเอกสารของสาขา ไม่ต้องกลับมาที่สำนักงานใหญ่ต้องมาเสียเวลาบันทึกอีกรอบนึง โดยผู้วางระบบจะทำหน้าที่คือการ Set ระบบการทำงานการออกเอกสารให้บริษัทบันทึกตามต้นแบบ และ จากนั้นทางฝ่ายบัญชีของบริษัทจะเป็นฝ่ายตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งทางบริษัทก็ไม่ต้องจ่ายค่า Software ระบบราคาแพงทีเดียว เนื่องจากการใช้งานคิดค่าบริการเป็นรายเดือนที่ไม่แพง
การคืนทุน
สมมติค่าแรงในการจ้างพนักงาน2คน เงินเดือนคนละ 15,000- จากที่ลูกค้าของทาง บริษัทผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ นำระบบนี้มาใช้แล้วพบว่าต้นทุนลดลงไปครึ่งนึง กล่าวคือจ้างพนักงานแค่คนเดียว ประหยัดได้ปีละ 180,000 และประหยัดค่า Server + ค่าโปรแกรม + ค่าดูแลรักษาระบบ ได้ไม่ต่ำกว่า 100,000- โดยมูลค่าลงทุนประมาณ 10,000-/ปีเท่านั้น คิดแล้วไม่เกิน 15 วันคืนทุน
นอกจากนั้นระบบยังรองรับการใช้อุปกรณ์มือถือ ทั้ง Android และ iOS ในการทำงานผ่าน Mobile App ด้วยเช่นกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น