ระบบ POS Online คืออะไร

เราคงเคยได้ยินกับคำว่าระบบขายหน้าร้าน หรือ Point Of Sale กันมาระดับนึงแล้ว

ระบบเหล่านี้คือการประยุกต์ใช้ ระบบคอมพิวเตอร์ ทั้ง Software และ Hardware เข้ามาร่วมกันในการทำงานอย่างเหมาะสม โดยในอดีตโปรแกรมแหล่านี้จะทำงานแค่กระบวนการพื้นฐานเช่นการขาย การรับสินค้า การตัดสต๊อก แต่ต่อมาเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ระบบSoftware เหล่านี้ก็มีการเติบโตขึ้นด้วยเช่นกัน ในรูปของ Function โปรแกรมที่มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

ต่อมาเมื่อธุรกิจมีการขยายสาขา บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ดั้งเดิมเหล่านี้ก็ได้แก้ปัญหาแบบกำปั้นทุบดิน คือต่อInternet หรือ VPN หรือ Lease Line สาระพัดอย่าง ด้วยเทคนิคเดิมๆในการส่งข้อมูลจากสาขาไปยังสำนักงานใหญ่ ซึ่งวิธีการเหล่านี้ มีปัญหาในระยะยาวเมื่อจำนวนข้อมูลมากๆ เช่นเรื่องความถูกต้องของข้อมูล ความเสถียรของการรับส่ง ความช้าในการส่งข้อมูล และ ที่สำคัญเกิดการมั่วของข้อมูลที่เข้ามาเป็นจำนวนมาก ถึงแม้ผู้พัฒนาจะทำการตรวจรายการต่างๆก่อนลงบันทึกแล้ว หากมีสาขาหรือในแต่ละสาขามีข้อมูลจำนวนมาก นั่นย่อมสร้างปัญหาตามมาจำนวนมากด้วยเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

ให้แก้ที่เทคโนโลยี Online แบบ Hybrid กล่าวคือ ให้มีการส่งข้อมูลอยู่ตลอดเวลาแบบ Online แต่เมื่อ Internet ล่มข้อมูลเหล่านี้ต้องเก็บไว้ที่เครื่องลูก และ เมื่อ Internet ต่ออีก ให้ส่งข้อมูลโดยอัตโนมัติ (ผู้ใช้งานไม่ต้องมาคอยกดส่งอยู่เป็นประจำ )  ด้วยวิธีนี้ข้อมูลจะถูกเข้าคิวและทะยอยส่งอย่างถูกต้องและ ไม่สูญหายระหว่างทางแน่นอน

ระบบนี้ปัจจุบันมีผู้พัฒนาเพียงแห่งเดียวคือบริษัท STRSoftware ซึ่งเป็นผู้บุกเบิกเทคโนโลยีระบบบัญชีบน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย และโปรแกรม POS Online นี่เป็นเทคโนโลยีที่ต่อยอดมากจากระบบบัญชี Straccountonline.com ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจขายหน้าร้านที่มีสาขาเป็นจำนวนมาก  และ เนื่องจากระบบ POS ตัวนี้เป็นการต่อยอดมาจากระบบบัญชี ดังนั้น ระบบ POS Online หรือ ระบบขายหน้าร้าน Online นี่จึงมีการทำงานที่เชื่อมกับโปรแกรมบัญชี STRAccountonline กล่าวคือ การทำงานจะสามารถผสมผสานกันได้ทั้ง การขายหน้าร้านและ การทำบัญชี หลายๆสาขา  (ไม่ต้องมา บันทึกรายการบัญชีใหม่ทุกครั้ง)

http://www.strpos.net/
ที่มา
http://www.strpos.net/single-post/2016/10/26/%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B9%84%E0%B8%A1%E0%B8%95%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%87-POS-Online

คุณสมบัติโปรแกรมบัญชีออนไลน์ AccCloud.co

ภาพรวมโปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมบัญชี ที่พัฒนาขึ้นมาด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ซึ่งเหมาะสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจที่มีสาขา นอกจากนั้นยังช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนสำหรับธุรกิจ สามารถเลือกหน้าจอเมนูได้ 4 ภาษาคือ ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ภาษาจีน และ ภาษาญี่ปุ่น ระบบจะเชื่อมโยงการทำงานในองค์กรไว้ด้วยกันทั้งหมด การบันทึกข้อมูลเป็นแบบ Real Time เพื่อประโยชน์ในการเรียกดูรายงานแบบ Real Time โครงสร้างของโปรแกรมถูกออกแบบมาให้รองรับการทำงานในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ในองค์กร ตั้งแต่กระบวนการจัดซื้อจนกระทั่งถึงกระบวนการขายสินค้า รวมถึงการเพิ่มและตัดยอดสต็อก โปรแกรมจะทำการบันทึกบัญชีในทุกระบวนการที่เกี่ยวข้อง รวมถึงภาษีซื้อและภาษีขายให้โดยอัตโนมัติ

ในส่วนงานเอกสาร โปรแกรมบัญชี AccCloud.co  สามารถทำการสั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมดออกจากโปรแกรมได้ เช่น ใบส่งของ/กำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ และอื่นๆ โดยในการทำงานผ่าน Internet จะมีข้อดีตรง หาก สาขา กรุงเทพ พิมพ์ใบกำกับภาษีแล้ว ที่ Site ภูเก็ตเป็นผู้พิมพ์ออกมาให้กับลุกค้า กล่าวคือสามารถทำงานแบบ Virtual Office ได้อย่างแท้จริง

โปรแกรมมีปฏิทินแสดงกำหนดวันส่งของ วันนัดรับชำระ และ วันครบกำหนดอื่นๆ เพื่อสะดวกในการวางแผนและวิเคราะห์ข้อมูล และโดยทันที่ที่ผู้ใช้งานบันทึกรายการซื้อสินค้าจะส่งผลให้เพิ่มยอดสต็อก แล ทำการตั้งเจ้าหนี้รวมถึงรายงานภาษีซื้อให้อัตโนมัติ ระบบสินค้าคงคลังควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าได้อย่างครบถ้วน และเลือกคำนวณต้นทุนได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็น FIFO , Average ในส่วนงานการย้ายคลังซึ่งเป็นจุดเด่นของการประยุกต์ใช้โปรแกรมบัญชีบนอินเตอร์เนตคือ เมื่อผู้ส่งของบันทึกส่งของจากสาขาที่หนึ่ง ไปยังสาขาที่สอง แล้วเมื่อทำการรรับสินค้าจะสามารถบันทึกรับจากสาขาปลายทางได้ทันที ข้อมูลยอดสินค้าจะ Update Real Time ทำให้เกิดความรัดกุมในการบริหารงานคงคลังมากขึ้น ในส่วนของระบบบัญชีแยกประเภท โปรแกรม STRAccountOnline มีหลากหลายหน้าจอเพื่อบันทึกรายการทางบัญชี รวมถึงการปรับปรุงต่างๆ ทางบัญชี และเรียกดูงบการเงินจากระบบได้ โดยในระบบ Internet ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูงบการเงินจากที่ไหนก็ได้ผ่าน Internet

โปรแกรมบัญชี AccCloud.co ได้พัฒนาระบบรักษาความปลอดภัยโดยการกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานหน้าจอรวมถึงรายงานต่างๆ ไว้หลายระดับ ทั้งนี้จะรวมไปถึง สิทธิของการอนุมัติเอกสาร ทุกเอกสาร จะต้องผ่านกระบวนการ Approve โดยผู้มีอำนาจ เพื่อเป็นการ ตรวจเช็คความถูกต้องขอเอกสารอีกหนนึง นอกจากนั้นในระบบบัญชีแยกประเภทยังมีส่วนของการเก็บข้อมูล เพื่อทำการตรวจสอบ (Audit) ข้อมูลการทำงาน หากผู้ตรวจสอบต้องการทำการตรวจสอบข้อมูลบัญชีแยกประเภทสามารถทำได้โดยเข้าสู่หน้าจอ Audit Trail Report ซึ่งเก็บประวัติการทำงานของ User ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา

ที่มา
http://www.acccloud.co/

โปรแกรม POS Online คืออะไร

เราคงเคยได้ยินกับคำว่าระบบขายหน้าร้าน หรือ Point Of Sale กันมาระดับนึงแล้ว

ระบบเหล่านี้คือการประยุกต์ใช้ ระบบคอมพิวเตอร์ ทั้ง Software และ Hardware เข้ามาร่วมกันในการทำงานอย่างเหมาะสม โดยในอดีตโปรแกรมแหล่านี้จะทำงานแค่กระบวนการพื้นฐานเช่นการขาย การรับสินค้า การตัดสต๊อก แต่ต่อมาเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ระบบSoftware เหล่านี้ก็มีการเติบโตขึ้นด้วยเช่นกัน ในรูปของ Function โปรแกรมที่มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

ต่อมาเมื่อธุรกิจมีการขยายสาขา บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ดั้งเดิมเหล่านี้ก็ได้แก้ปัญหาแบบกำปั้นทุบดิน คือต่อInternet หรือ VPN หรือ Lease Line สาระพัดอย่าง ด้วยเทคนิคเดิมๆในการส่งข้อมูลจากสาขาไปยังสำนักงานใหญ่ ซึ่งวิธีการเหล่านี้ มีปัญหาในระยะยาวเมื่อจำนวนข้อมูลมากๆ เช่นเรื่องความถูกต้องของข้อมูล ความเสถียรของการรับส่ง ความช้าในการส่งข้อมูล และ ที่สำคัญเกิดการมั่วของข้อมูลที่เข้ามาเป็นจำนวนมาก ถึงแม้ผู้พัฒนาจะทำการตรวจรายการต่างๆก่อนลงบันทึกแล้ว หากมีสาขาหรือในแต่ละสาขามีข้อมูลจำนวนมาก นั่นย่อมสร้างปัญหาตามมาจำนวนมากด้วยเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

ให้แก้ที่เทคโนโลยี Online แบบ Hybrid กล่าวคือ ให้มีการส่งข้อมูลอยู่ตลอดเวลาแบบ Online แต่เมื่อ Internet ล่มข้อมูลเหล่านี้ต้องเก็บไว้ที่เครื่องลูก และ เมื่อ Internet ต่ออีก ให้ส่งข้อมูลโดยอัตโนมัติ (ผู้ใช้งานไม่ต้องมาคอยกดส่งอยู่เป็นประจำ )  ด้วยวิธีนี้ข้อมูลจะถูกเข้าคิวและทะยอยส่งอย่างถูกต้องและ ไม่สูญหายระหว่างทางแน่นอน

ระบบนี้ปัจจุบันมีผู้พัฒนาเพียงแห่งเดียวคือบริษัท STRSoftware ซึ่งเป็นผู้บุกเบิกเทคโนโลยีระบบบัญชีบน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย และโปรแกรม POS Online นี่เป็นเทคโนโลยีที่ต่อยอดมากจากระบบบัญชี Straccountonline.com ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจขายหน้าร้านที่มีสาขาเป็นจำนวนมาก  และ เนื่องจากระบบ POS ตัวนี้เป็นการต่อยอดมาจากระบบบัญชี ดังนั้น ระบบ POS Online หรือ ระบบขายหน้าร้าน Online นี่จึงมีการทำงานที่เชื่อมกับโปรแกรมบัญชี STRAccountonline กล่าวคือ การทำงานจะสามารถผสมผสานกันได้ทั้ง การขายหน้าร้านและ การทำบัญชี หลายๆสาขา  (ไม่ต้องมา บันทึกรายการบัญชีใหม่ทุกครั้ง)

http://www.strpos.net/

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ สำหรับธุรกิจยุคถัดไป

บทความที่แล้วผมได้กล่าวถึงบทบาทของสำนักงานบัญชีที่เปลี่ยนไปเมื่อได้หันมาใช้โปรแกรมบัญชีที่ทำงานบนเทคโนโลยีคลาวด์ ในบทความนี้จะชี้ประเด็นไปยังรูปแบบการทำงานของบริษัทห้างร้านที่จะเปลี่ยนไปเมื่อหันมาใช้เทคโนโลยีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ บน Cloud (Web based accounting software on cloud service)

ให้เราคิดถึงแต่เดิมที่เจ้าของบริษัทที่ทุกวันจะต้องเข้ามาที่บริษัท เพื่อมาดูและติดตามงาน แต่ต่อมาบริษัทมีการเติบโตขึ้นมีการเปิดสาขาขึ้นที่จังหวัดอื่น หรือ ที่ประเทศอื่น เจ้าของที่เดิมเคยต้องเข้าบริษัท หรือ ที่สำนักงานใหญ่ทุกๆวัน ก็เปลี่ยนไปคือ จะต้องคอยตรวจดูที่สาขาด้วยเช่นกัน ในกรณีที่มีสาขาจำนวนมากๆ การควบคุมยิ่งยากขึ้น ยิ่งซับซ้อนขึ้น โดยก่อนที่จะมีเทคโนโลยี  Cloud เจ้าของ หรือผู้บริหารกว่าจะได้ผลประกอบการ ต้องรอให้ทุกสาขาส่งข้อมูลกลับมาสำนักงานใหญ่เพื่อบันทึกลงโปรแกรมบัญชีใหม่อีกรอบ เป็นเวลาอย่างน้อยๆ 1-2เดือน (หรือผลประกอบการเดือนนี้ จะทราบในกลางเดือนหน้า) ซึ่งไม่ทันการและไม่สามารถช่วยในการตัดสินใจใดๆได้เลย  หรือกล่าวได้ว่าโปรแกรมบัญชีที่เป็นรูปแบบนี้ไม่สามารถช่วยด้านการบริหารในยุคสมัยนี้ได้เลยทีเดียว

ผู้บริหารหลายๆที่ได้พบเจอกับปัญหานี้ หากมีเงินทุนหน่อย(มากหน่อย) ก็จะลงทนระบบ Data Center ของตนเอง หรือไม่ก็ลงทุนระบบ Network ของตนเองขึ้นมาครบทุกสาขาเดือนนึงมีค่าใช้จ่ายเป็นหลายแสน ถึงหลายล้าน รวมถึงค่าต้นทุนบุคลากรในการดูแลรักษาระบบ และ ต้นทุนค่าเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ต่างๆด้วยเช่นกัน และค่าลิขสิทธิ์โปรแกรมที่ใช้ในองค์กร แต่ในองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กไม่มีเงินทุนสูงถึงขนาดนั้นที่จะใช้ระบบแบบองค์กรใหญ่ๆได้ จึงทำให้เกิดความเสียเปรียบในด้านการแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ โดยเฉพาะด้านข้อมูลข่าวสารที่ไม่ทันสมัย (ไม่ Update)

ระบบสารสนเทศที่สำคัญขององค์กร คงหนีไม่พ้นข้อมูลทางการเงิน และบัญชี ซึ่งมาจากโปรแกรมบัญชี ในองค์กรขนาดใหญ่เงินทุนสูง สามารถซื้อโปรแกรมบัญชี และ การเงินในราคาแพง ซึ่งสามารถ Support เรื่องการเชื่อมระหว่างสาขาได้ทันที แต่ในองค์กรขนาดเล็กในอดีตไม่สามารถทำได้

ต่อมาในยุคของ Cloud ข้อจำกัดตรงนี้ได้หมดไปเนื่องจากไม่ว่าองค์กรขนาดไหนก็สามารถเข้าถึงระบบ โปรแกรมบัญชีบน Cloud นี้ได้ไม่แตกต่างกัน ในราคาที่ประหยัดกว่าสมัยก่อนเกือบ 95%

ผลการเปลี่ยนวิธีการทำงาน

จากที่ทางบริษัท STRSoftware  ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์บน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย ได้ทำการทดสอบโดยผ่านบริษัทห้างร้านใช้โปรแกรมนี้กับแล้ว พบว่า สามารถลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการทำงานลงได้ ไม่ต่ำกว่า 50% เนื่องจากภาระการออกเอกสารของสาขา ไม่ต้องกลับมาที่สำนักงานใหญ่ต้องมาเสียเวลาบันทึกอีกรอบนึง โดยผู้วางระบบจะทำหน้าที่คือการ Set ระบบการทำงานการออกเอกสารให้บริษัทบันทึกตามต้นแบบ และ จากนั้นทางฝ่ายบัญชีของบริษัทจะเป็นฝ่ายตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งทางบริษัทก็ไม่ต้องจ่ายค่า Software ระบบราคาแพงทีเดียว เนื่องจากการใช้งานคิดค่าบริการเป็นรายเดือนที่ไม่แพง

การคืนทุน

สมมติค่าแรงในการจ้างพนักงาน2คน เงินเดือนคนละ 15,000- จากที่ลูกค้าของทาง บริษัทผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ นำระบบนี้มาใช้แล้วพบว่าต้นทุนลดลงไปครึ่งนึง กล่าวคือจ้างพนักงานแค่คนเดียว ประหยัดได้ปีละ 180,000 และประหยัดค่า Server + ค่าโปรแกรม + ค่าดูแลรักษาระบบ ได้ไม่ต่ำกว่า 100,000-  โดยมูลค่าลงทุนประมาณ 10,000-/ปีเท่านั้น คิดแล้วไม่เกิน 15 วันคืนทุน

นอกจากนั้นระบบยังรองรับการใช้อุปกรณ์มือถือ ทั้ง Android และ iOS ในการทำงานผ่าน Mobile App ด้วยเช่นกัน

ที่มา
http://www.acccloud.co/

ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ STRAccountonline

—ทราบข้อมูล Real Time ไม่ว่าผู้ใช้งานจะอยู่สถานที่ใด สามารถต่อ internet เข้ามาดูข้อมูลได้โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม

—ความเร็วสูง ในกรณีที่มีการเชื่อมสาขาในการใช้งาน เนื่องจากโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นโดย Web Technology ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง VPN

—ประหยัดต้นทุนในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างสาขา

—สามารถทำคลังสินค้าออนไลน์เชื่อมโยงสาขา และควบคุมโดยสำนักงานใหญ่

—ประหยัดค่าเดินทาง ในการไปที่สาขาเพื่อควบคุมการทำงาน และดูข้อมูล สามารถควบคุมภายในกิจการได้โดยดูการทำงานผ่านโปรแกรมโดยใช้ Username และ Password ควบคุม

—โปรแกรมมีการUpdate Version ตลอดเวลา ทันทีที่เกิดปัญหา ผู้พัฒนาจะทำการแก้ไขให้ได้ทันที

มีระบบ Data warehouse ในตัว ซึ่งสามารถช่วยในด้านการทำวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงได้

ผู้ใช้งานสามารถปรับแบบฟอร์มเอกสารได้เองผ่าน Internet ซึ่งสามารถทำได้ง่าย

www.acccloud.co

สำนักงานบัญชีแห่งอนาคต

วันนี้พอดีผมได้คุยกับเจ้าของสำนักงานบัญชีแห่งนึง  เจ้าของสำนักงานปัจจุบันทำงานหนักมาก รับงานจากลูกค้ามาบันทึกเอกสารลงบัญชี และยื่นภาษีจำนวนมาก ซึ่งตอนแรกๆ ก็พอทำทันเพราะลูกค้ายังไม่มาก แต่ต่อมาเมื่อลูกค้าเพิ่มขึ้น งานที่ทำปัจจุบันเริ่มจะไม่ทัน ประกอบกับพนักงานที่ทำงานเริ่มเป็นงาน ลาออกหลายคน ทำให้เกิดปัญหาทันที ในที่สุดเมื่อหาพนักงานไม่ทัน จึงต้องลงมือทำเอง ซึ่งปัจจุบันงานหนัก

ปัญหานี้นับเป็นเรื่องปกติ และ ไม่ปกติในเวลาเดียวกัน

ทีกล่าวว่าปกติ นั่นหมายถึงเราๆท่านๆ ยอมรับในปัญหานี้แล้ว และคิดว่าไม่มีทางแก้ไข จึงมองเป็นเรื่องปกติ

ที่กล่าวว่าไม่ปกติ นั้นหมายถึง การปฏิบัติงาน น่าจะมีปัญหาเรื่องระบบงาน โดยทั่วไปเมื่อพนักงานทำงานและ ได้รับผลตอบแทนและสภาวะการทำงานที่พึงพอใจแล้ว ไม่มีใครอยากจะย้ายงานหรอกครับ นอกจากเหตุจำเป็นจริงๆ

วิธีการแก้ไขปัญหา ผมก็ได้แนะนำไปว่า ต้องแก้ที่ต้นเหตุเลย คือ ต้องใช้เทคโนโลยี Collaborative Working เข้ามาช่วย กล่าวคือ การที่ลูกค้าและสำนักงานทำงานร่วมกัน โดยผ่านโปรแกรมบัญชี online นอกจากจะช่วยให้การทำงานหนัก(ในด้านการทำงานซ้ำซ้อน)ลดลง ยังสามารถช่วยตรวจดูงานและให้คำปรึกษากับลูกค้าได้ทันทีเช่นกัน งานเราจะเปลี่ยนเป็นผู้ให้คำปรึกษาแทนผู้รับทำบัญชีทันที ค่าตอบแทนย่อมสูงขึ้น และ ลูกค้าย่อมพึงพอใจมากขึ้น

แต่ในข้อดีของวิธีนี้ก็มีข้อเสียบ้างคือ สำนักงานบัญชีนั้นๆ ต้องช่วยขึ้นระบบให้ลูกค้าได้บันทึกตามที่สำนักงานบัญชีได้วางเอาไว้ ซึ่งอาจจะยุ่งยากในช่วงสัปดาห์แรก  แต่จะสบายในระยะยาว

สำนักงานบัญชี ไม่ต้องจ้างพนักงานบัญชีจำนวนมาก ซึ่ง ทำให้พนักงานที่มีอยู่สามารถให้เงินเดือนที่สูงได้ และ สามารถพัฒนาพนักงานให้เป็นผู้ให้คำปรึกษากับลูกค้าได้แทนที่จะต้องเป็นแค่ผู้รับทำบัญชี ต้องคอยมาบันทึกเอกสารซ้ำๆทุกเดือน อัตราการลาออกพนักงานก็จะลดลง และในที่สุดแล้วนี่จะเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่สาเหตุอย่างแท้จริงครับ

http://www.acccloud.co/

นวัตกรรมการทำบัญชีแบบใหม่ สำหรับสำนักงานบัญชี

นักบัญชีหลายๆคนอาจจะชินกับการทำบัญชีแบบซ้ำไปซ้ำมา คือ รับลังเอกสารมาจากลูกค้า แล้วเอามาบันทึกใหม่อีกรอบโดยโปรแกรมบัญชี หรือ ไม่ก็ Excel ซึ่งนับว่าเสียเวลาและ เสียสายตาเป็นอย่างมาก ในการบันทึกเอกสารเป็นลังๆ เพื่อสรุปภาษีซื้อ ภาษีขาย และ ทำบัญชีปรับ Journal และอื่นๆ

ซึ่งในแต่ละบริษัท  บางบริษัททำรายการออกเอกสารด้วยมือ บางแห่งทำด้วยเครื่อง ซึ่งมากมายหลายรูปแบบ และในแต่ละวันเอกสารมีจำนวนมากมายมหาศาลเช่นร้านค้าปลีก ซึ่งออกบิลในแต่ละวันร่วมร้อยใบ  รายการบิลเหล่านี้สุดท้ายจะต้องส่งมายังสำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกใหม่ และส่งภาษี

ด้วยเหตุนี้การทำบัญชีจึงดูแล้วเป็นงานที่ซ้ำซ้อนและการแก้ปัญหาก็ไม่ตรงจุดสักที (คือต่อให้หน้าร้านออกเอกสารจากโปรแกรมบัญชีแล้ว ทางสำนักงานก็ยังต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกใหม่ หรือ ถ้า Copy ฐานข้อมูลมา ทางสำนักงานก็ยังต้องไปซื้อโปรแกรมที่ลูกค้าใช้มาติดตั้ง ซึ่งต้นทุนในการทำบัญชียิ่งสูงขึ้นไปอีก และ ต้องมีเครื่องจำนวนมากเพื่อรองรับโปรแกรมสารพัดโปรแกรมที่ลูกค้าใช้ ) นอกจากนั้น กว่าที่เจ้าของกิจการจะรู้สถานะการเงินของตนเอง ก็ต้องรอไม่ต่ำกว่าครึ่งเดือน หรือไม่ก็เดือนนึง

ปัญหาเหล่านี้ล้วนเกิดมาจากการการทำงานในรูปแบบเดิมๆ ใช้โทคโนโลยีโปรแกรมบัญชีแบบเดิมๆ  ปัญหาจึงเกิดขึ้นแบบเดิมๆ ผลคือ ในปัจจุบัน ในสำนักงานจึงพบว่าเด็กรุ่นใหม่ๆ มาทำบัญชีเป็นอาชีพกันลดลง เกิดภาวะขาดแคลนแรงงาน (บันทึกโปรแกรมบัญชี) ซึ่งปัญหาเหล่านี้คือปัญหาจากเทคโนโลยีเสียส่วนมาก

วิธีและแนวทางการแก้ปัญหา

เปลี่ยนเทคโนโลยีครับ  ไปใช้โปรแกรมบัญชีบนระบบ Cloud ที่เชื่อถือได้ โดยให้ลูกค้าเป็นผู้บันทึกข้อมูลขายหรือเปิดบิลขาย เปิดใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารใบสั่งซื้อ ใบรับของ ต่างๆ จากหน้าร้าน  ส่วนทางสำนักงานบัญชีเปลี่ยนบทบาทเป็น Setup โปรแกรมบัญชี ให้ลูกค้าบันทึกเอกสารตามที่เราวางเอาไว้ได้ และทำหน้าที่แค่การตรวจสอบเอกสารเท่านั้น

เป็นการแก้ปัญหาที่สาเหตุอย่างแท้จริง ไม่ต้องจ้างพนักงานจำนวนมาก เพื่อบันทึกเอกสาร ไม่ต้องเสี่ยงต่อการที่พนักงานลาออกกลางคัน เมื่อพนักงานใช้ไม่มาก ก็สามารถเพิ่มเงินเดือนคนที่มีอยู่ให้สูงได้ และเข้าเหล่านั้นเมื่อเงินเดือนสูง ก็ไม่คิดจะลาออก จึงเกิดความต่อเนื่องของงานได้มากกว่า  โดยให้พนักงานบัญชีทำงานในทักษะที่สูงขึ้นในด้านการวางระบบได้

ผลการเปลี่ยนวิธีการทำงาน

จากที่ทางบริษัท STRSoftware  ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์บน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย ได้ทำการทดสอบโดยให้สำนักงานบัญชีใช้โปรแกรมนี้กับลูกค้าสำนักงานบัญชีแล้ว พบว่า ลดการทำงานลงได้ 50%-70% จริงๆ เนื่องจากภาระการออกเอกสารย้ายไปอยู่ในฝั่งของลูกค้า โดยสำนักงานจะทำหน้าที่ในช่วงแรกคือการ Set ระบบการทำงานการออกเอกสารให้ลูกค้าบันทึกตามต้นแบบ และ จากนั้นสำนักงานจะเป็นฝ่ายตรวจสอบแทน โดยคร่าวๆ ซึ่งทางบริษัทลูกค้าก็ไม่ต้องจ่ายค่า Software ระบบ

http://www.acccloud.co/